Sistema interno de información

POLÍTICA DE URBAN 2020 SL., SOBRE EL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE LOS INFORMANTES

 

1. -INTRODUCCIÓN

URBAN 2020 SL (en adelante la Sociedad”) está firmemente comprometida con la cultura ética y de cumplimiento y, por ello, integrado en su modelo de cumplimiento normativo e integridad, dispone de un sistema interno de información para facilitar a sus profesionales[1], colaboradores y terceros con los que se relaciona, la comunicación de forma confidencial, y anónima si así se desea, de cualquier posible acto contrario a la legalidad o a las normas internas de la compañía.

El sistema interno de información abarca: el Canal de información como cauce para la recepción de información sobre incumplimientos normativos, el Responsable del sistema y, el Procedimiento de investigación y gestión documental de los reportes recibidos.

Constituye pues una pieza fundamental del modelo de organización y gestión idóneo para prevenir y minimizar riesgos normativos, así como para reaccionar eficazmente ante los incumplimientos detectados.

La implantación del referido sistema de información resulta ahora legalmente obligada de acuerdo con la Ley 2/2023 de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante “Ley 2/2023”).

El nuevo marco legal desarrolla los requisitos mínimos que deberán cumplir los sistemas internos de información; establece su ámbito material y personal de aplicación (qué clase de información puede ser comunicada a través del sistema y quien puede hacerlo) y regula el estatuto del informante, desarrollando un amplio catálogo de derechos en su defensa frente a posibles represalias. La Ley establece también un régimen específico de infracciones y sanciones en caso de incumplimiento de sus previsiones.

Aunque el sistema de información ya implantado cumple en lo sustancial con las previsiones de la Ley, pueden resultar necesarias algunas adaptaciones para su completo encaje en el nuevo marco legal lo que se llevará a cabo de acuerdo con lo establecido en esta Política.

[1] Considerados como tales los empleados, directivos y administradores de la Sociedad.

 

2.- OBJETIVOS DE ESTA POLÍTICA

Esta Política establece los principios que inspiran el sistema interno de información así como los requisitos mínimos que debe cumplir respecto a su accesibilidad, estructura, elementos, roles y responsabilidades. Pretende también definir los principios de actuación que han de regir el uso y forma de gestión del canal de información, así como los relativos a la confidencialidad e identidad de los informantes y su protección frente a posibles represalias

 

Todos los profesionales de la Sociedad, tienen el deber de cooperar para evitar que alguien actúe de forma contraria a estos principios y poder así adoptar las medidas necesarias que permitan reparar sus consecuencias y evitar que se repitan en el futuro.

 

También es objeto fundamental de esta política el fortalecimiento de la cultura de la comunicación interna como mecanismo para prevenir y detectar conductas irregulares, incrementando así el compromiso de la Sociedad con la cultura de cumplimiento.

 

3. -ÁMBITO DE APLICACIÓN PERSONAL

Podrán hacer uso del canal interno de información de URBAN 2020 SL quienes posean información obtenida en el marco de una relación laboral, profesional o mercantil de prestación de bienes o servicios, sean personas físicas o jurídicas, y en particular y de forma muy especial, las siguientes:

  1. Cualquier profesional de URBAN 2020 SL o la representación legal de sus trabajadores.

 

  1. Cualquier persona que haya mantenido una relación laboral con URBAN 2020 SL aunque esta haya finalizado.

 

  1. Cualquier persona que trabaje bajo la supervisión de URBAN 2020 SL, en particular contratistas, subcontratistas y proveedores.

 

  1. Cualquier persona cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección.

 

4.- ÁMBITO DE APLICACIÓN MATERIAL

 

4.1. COMUNICACIÓN FACULTATIVA

El sistema interno de información constituye el medio preferente para comunicar infracciones muy graves o graves de naturaleza administrativa cometidas en el desempeño de las actividades propias de la compañía.

También constituye el medio preferente para comunicar hechos constitutivos de delito, así como cualquier acción u omisión que pueda constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea y esté recogida en el artículo 2.1 a) de la ley 2/2023.

URBAN 2020 SL incentivará su uso preferente, sin perjuicio de informar sobre el derecho que asiste a sus profesionales de utilizar los canales externos de información previstos legalmente.

 

4.2. COMUNICACIÓN PRECEPTIVA

Sin perjuicio de lo anterior, los profesionales de URBAN 2020 SL tienen la obligación de comunicar a través del canal interno toda infracción de las normas internas que conforman su Modelo de Cumplimiento normativo (Código Ético, Políticas, Instrucciones y Procedimientos) cuando no sean constitutiva de infracción administrativa grave o directamente constitutiva de delito.

Las comunicaciones que no guarden relación con los hechos antes referidos serán inadmitidas a trámite. También serán inadmitidas las comunicaciones sobre asuntos correspondientes a la gestión ordinaria de servicios de atención al cliente, las cuales deberán ser remitidas a través de los canales y procedimientos establecidos a tal efecto.

 

5.- RESPONSABLE DEL CANAL

Dª. Elena Cebral Gabriel de URBAN 2020 SL será la persona física responsable de la gestión del sistema interno de información, incluyendo su Canal para la recepción de las comunicaciones, la cual desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de administración y dirección de la Sociedad.

Deberá, entre otras cuestiones, garantizar la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, así como de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma impidiendo el acceso de personal no autorizado.

Para el desarrollo de las funciones vinculadas con la gestión del Canal podrá contar con el auxilio de personal de otros Departamentos que, atendiendo a las concretas circunstancias del caso así lo aconsejen como necesario, manteniendo en todo caso las previsiones de salvaguarda de la identidad del informante previstas en esta política.

El nombramiento y cese se deberá notificar a la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. y/o, en su caso, a las autoridades u órganos competentes de la comunidad autónoma en la que opera, en los términos establecidos legalmente.

 

6.- PRINCIPIOS RECTORES DEL PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INFORMACIONES

El órgano de administración aprobará un “Procedimiento de gestión de informaciones” que se regirá por los siguientes principios rectores que deberán ser observados en todo momento:

 

  1. El Canal (o los canales asociados al sistema) deberán estar claramente identificados y ser accesibles, visibles y seguros, debiendo permitir al informante, si así lo desea, realizar comunicaciones anónimas.

 

  1. Se garantizará en todo momento la confidencialidad sobre la identidad del informante y la de cualquier tercero mencionado en la comunicación, así como de las actuaciones que se desarrollen en la gestión e investigación de la comunicación, impidiendo el acceso de personal no autorizado.

 

  1. Las garantías de confidencialidad se respetarán incluso cuando los hechos se comuniquen por vías distintas a los canales de denuncia establecidos al efecto o directamente a superiores jerárquicos no responsables del sistema, los cuales tendrán la obligación de remitir dicha información al responsable del sistema, quien la integrará en el libro registro.

 

  1. En caso de admisión a trámite de la comunicación, se garantizará la presunción de inocencia y el honor de las personas a las que se impute cualquier infracción. De igual modo se garantizará su derecho a ser informado y a ser oído sobre las acciones u omisiones que se le atribuyan.

 

  1. Se dará prioridad a la tramitación urgente de las comunicaciones que pudieran ser indiciarias de la comisión de un delito o de una falta administrativa grave.

 

  1. Se deberá dirigir y coordinar de forma exhaustiva las investigaciones internas de los hechos denunciados con plenas garantías de independencia y objetividad. Todos los profesionales de URBAN 2020 SL colaborarán a requerimiento del responsable del sistema en el esclarecimiento de los hechos.
  2. Las comunicaciones podrán realizarse a través del enlace habilitado en la página web de la Sociedad, o bien por correo postal. Se proporcionará acceso al Canal a través de la página web de la Sociedad de forma fácilmente accesible y mostrando la información necesaria para su uso de forma clara. Esta información estará en la página de inicio, en una sección separada y fácilmente identificable e incluirá información comprensible sobre las garantías de confidencialidad y no represalia establecidas y sobre la posibilidad de hacer uso de los canales externos de información legalmente previstos.
  3. Las comunicaciones podrán presentarse verbalmente a solicitud del informante mediante una reunión presencial o telefónica dentro del plazo máximo de siete (7) días naturales a contar desde su solicitud. Estas comunicaciones deberán documentarse, previo consentimiento del informante, mediante grabación o mediante transcripción, ofreciendo al informante la posibilidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.
  4. El acceso al Canal disponible a través del enlace de la página web será el cauce preferente para informar sobre las posibles irregularidades de las que se pudiera tener conocimiento y deberá integrar los distintos canales internos de información que pudieran existir o establecerse en un futuro.

 

7.- RECEPCIÓN Y ADMISIÓN DE COMUNICACIONES

Recibida la comunicación se procederá a enviar acuse de recibo al informante en el plazo máximo de siete (7) días naturales.

A continuación, se procederá a realizar el análisis de la denuncia con el objeto de determinar si es admitida para su tramitación y gestión.

Serán causa de inadmisión de la denuncia, entre otras, las siguientes:

  1. Cuando el contenido de la denuncia se refiera a conductas, hechos o informaciones que no se encuentren incluidos dentro del ámbito de aplicación de esta Política.

 

  1. Cuando el contenido de la denuncia recoja informaciones ya disponibles al público en general, o se trate de meros rumores.

 

  1. Por falta de verosimilitud cuando los hechos sean manifiestamente infundados y sin acreditación alguna.

 

  1. Cuando carezca de información nueva o significativa respecto de otras comunicaciones anteriores.

 

  1. Cuando existan indicios de que la información se ha obtenido ilícitamente.

 

  1. Cuando se trate de informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación.

 

  1. Cuando la descripción de los hechos sea genérica o imprecisa, haciendo imposible la concreción e investigación de las supuestas irregularidades denunciadas. Previo a la inadmisión por esta causa, el responsable del canal comunicará al denunciante, cuando la denuncia no haya sido anónima, las deficiencias de su denuncia a fin de que aclare y precise debidamente los hechos a que se refiera. De no subsanarse tales deficiencias se procederá a la inadmisión.

En todo supuesto de inadmisión se informará al denunciante de la decisión motivada, lo que se llevará a cabo a través del link y/o clave de acceso generado a tal efecto por el Canal, siempre que la comunicación haya sido realizada a través del enlace habilitado en la página web, o empleando los datos de contacto que en su caso hubiera facilitado el informante.

Si tras el análisis de la denuncia, el responsable del Canal considerase que concurren indicios razonables de la existencia de infracciones, admitirá a trámite la comunicación, acordando el inicio de la correspondiente investigación interna. Dicha admisión a trámite será igualmente comunicada al informante, por el cauce previsto en el párrafo anterior.

Cuando a la vista de la información comunicada y de las pruebas aportadas, aunque no sean concluyentes, los hechos revistieran caracteres de delito perseguible de oficio, se procederá sin demora a la remisión de la información al Ministerio Fiscal, o en su caso a la Fiscalía Europea cuando estos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, de acuerdo con la legislación vigente.

Igualmente, y en ambos supuestos anteriores, la denuncia deberá ser comunicada al Órgano de Administración de manera inmediata, a efectos informativos.

El Órgano de Administración no intervendrá en la investigación interna a fin de garantizar la imparcialidad e independencia de las actuaciones de investigación, lo que no le impedirá adoptar cuantas medidas estime oportunas para asegurar el cese de la actividad infractora, caso de que se siga produciendo, para implantar medidas urgentes para evitar que se vuelva a producir o para abordar las consecuencias perjudiciales que han provocado los hechos objeto de investigación.

 

8.- INVESTIGACIÓN INTERNA

Una vez recibida y admitida a trámite la comunicación el plazo máximo para la realización de la investigación será de tres (3) meses a contar desde la recepción de la comunicación, salvo casos en que la especial complejidad del asunto requiera una ampliación, en cuyo caso, el plazo podrá extenderse hasta un máximo de otros tres (3) meses adicionales.

La investigación interna se realizará conforme lo dispuesto en el Protocolo de investigaciones internas relativas a incumplimientos de las políticas de URBAN 2020 SL, o procedimiento interno equivalente que en su caso le sustituya.

Dª Elena Cebral Gabriel será el responsable de la coordinación del proceso de investigación, realizando todas aquellas acciones y consultas que considere necesarias encaminadas a la averiguación de la exactitud y veracidad de la información recibida.

En la investigación se garantizará el derecho de la persona afectada por la comunicación a tener noticia de la misma y de los hechos relatados de manera sucinta. Se le informará también del derecho que tiene a ser oído, a proponer pruebas de descargo y a presentar alegaciones por escrito así como del tratamiento de sus datos personales. No obstante, esta información podrá hacerse en el trámite de audiencia, una vez practicadas las diligencias de averiguación pertinentes, si se considerara que hacerlo antes podría facilitar la ocultación, destrucción o alteración de las pruebas.

En ningún caso se comunicará a los sujetos afectados por la información la identidad del informante ni se le dará acceso a la comunicación original ni a cualquier otra información del expediente que pudiera revelar dicha identidad.

En base a las conclusiones obtenidas durante la investigación interna se elaborará un informe o instrucción y se propondrá la resolución del expediente. El informe final se comunicará a los interesados afectados y a aquellas personas o responsables de Departamentos que deban ejecutar la resolución o conocer de su contenido.

 

9.- PROCEDIMIENTO ESPECIAL EN DENUNCIAS POR ACOSO

Las denuncias por acoso, en cualquiera de sus múltiples modalidades, serán puestas a disposición de la persona consejera de acoso según se haya designado en el correspondiente Protocolo para la detección, prevención y actuación frente al acoso de la empresa que corresponda, y quien actuará de conformidad con el citado protocolo.

Las comunicaciones vehiculadas a través de este circuito específico, así como las resoluciones adoptadas se integrarán en el sistema interno de información incluyendo su libro-registro, bajo custodia y responsabilidad de Dª Elena Cebral Gabriel.

 

10.- GARANTÍAS DEL INFORMANTE

Las personas que informen sobre las infracciones previstas en la presente Política tendrán derecho a protección frente a represalias, siempre que existan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz y la comunicación se haya realizado de buena fe y conforme a los requerimientos previstos en esta Política.

URBAN 2020 SL prohíbe expresamente los actos constitutivos de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en la presente Política.

Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes.

A título enunciativo, no limitativo, se consideran represalias las que se adopten en forma de:

  1. Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el período de prueba.

 

  1. Imposición de cualquier medida disciplinaria.

 

  1. Degradación o denegación de ascensos.

 

  1. Cualquier modificación sustancial de las condiciones de trabajo.

 

  1. La no conversión de un contrato temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido

 

  1. Daños, incluidos los de carácter reputacional.

 

  1. Coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.

 

  1. Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.

 

  1. Anulación de una licencia o permiso.

 

  1. Denegación de formación.

 

  1. Discriminación, o trato desfavorable o injusto.

URBAN 2020 SL sancionará cualquier tipo de represalia realizada contra cualquier informante que haya actuado de buena fe. El informante que entienda que se ha tomado, o se pueda tomar, alguna represalia en su contra como consecuencia de haber presentado una denuncia, podrá ponerlo en conocimiento de Dª Elena Cebral Gabriel, a fin de que, en su caso, se adopten las medidas adecuadas para prevenirla o, en su defecto, corregirla.

No obstante lo anterior, estarán excluidos de la protección prevista en la presente Política:

  1. Las personas que comuniquen o revelen informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas.

 

  1. Las personas que comuniquen informaciones sobre cuestiones relativas a conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación.

 

  1. Las personas que comuniquen informaciones que ya estén completamente disponibles para el público, o que constituyan meros rumores.

 

  1. Las personas que informen sobre hechos o situaciones no comprendidas en el ámbito de aplicación de la presente Política.

 

11.- DEBERES DEL INFORMANTE

El informante tiene como deber actuar de buena fe y denunciar como mínimo por sospechas razonadas. En caso contrario, podrán establecerse las medidas disciplinarias o sancionadoras que procedan cuando la investigación interna determine que la denuncia es falsa y que la persona la ha realizado consciente de su falsedad y actuando de mala fe[2].

El informante también tiene el deber de aportar los datos y documentos de que disponga que guarden relación con los hechos denunciados, y de mantener, en la medida de lo posible, la máxima confidencialidad durante la tramitación de la denuncia y el desarrollo de la investigación interna que pudiera derivarse.

 

[2] La acusación, la denuncia falsa y la simulación de delitos tienen la consideración de delito, pudiendo ser sancionables con pena de prisión de hasta dos años (art. 456 y ss CP).

 

12. PROTECCIÓN DE LAS PERSONAS AFECTADAS

Durante la tramitación del expediente y de la investigación interna, las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente, así como a la misma protección establecida para los informantes, debiéndose preservar su identidad y garantizar la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.

La identidad del informante sólo podrá ser comunicada a la Autoridad Judicial, al Ministerio Fiscal o a la Autoridad Administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.

La persona denunciada será informada de la existencia de la denuncia, de los hechos de los que se le atribuyen, y de la posibilidad de ejercer los derechos que le correspondan. No obstante, cuando exista un riesgo importante de que dicha notificación pudiera poner en peligro la capacidad de URBAN 2020 SL para investigar de manera eficaz los hechos denunciados, la notificación podrá demorarse mientras exista dicho riesgo.

 

13. CONSERVACIÓN, CUSTODIA Y ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN

El responsable del sistema interno de información deberá contar con un libro-registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando, en todo caso, los requisitos de confidencialidad previstos en esta Política.

Este registro no será público y únicamente a petición razonada de la autoridad judicial competente, mediante auto, y en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquella, podrá accederse total o parcialmente al contenido del referido registro.

Los datos personales relativos a las informaciones recibidas y a las investigaciones internas solo se conservarán durante el período que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir con esta Política. En ningún caso podrán conservarse los datos por un período superior a diez (10) años.

 

14. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Los datos personales que entren en el sistema información a través de comunicaciones o con ocasión de las mismas serán tratados conforme a las previsiones contenidas en el Reglamento (UE) 2016/679 General de protección de datos, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

El órgano de administración tendrá la condición de “Responsable del tratamiento de los datos personales” respecto de los datos que se traten en su propio sistema de información.

La licitud del tratamiento de los datos personales en el sistema de información se basa:

  • En el cumplimiento de una obligación legal ( 6.1.c) RGPD) para aquellas sociedades para las que conforme a la Ley 2/23 sea obligatorio contar con un sistema de información.

 

  • Por interés público, ( 6.1.e) RGPD) para aquellas sociedades para las que, no siendo obligatorio, su órgano de administración ha acordado su implantación.

El tratamiento de las categorías especiales de datos personales en este contexto es lícito por razones de un interés público esencial (artículo 9.2.g) del Reglamento (UE) 2016/679).

En ningún caso serán objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de las infracciones comunicadas procediéndose, en su caso, a su inmediata supresión. Asimismo, se suprimirán todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la ley.

Los datos que sean objeto de tratamiento se conservarán en el sistema únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados. Transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación serán suprimidas, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema. De igual modo, las comunicaciones a las que no se haya dado curso se anonimizarán y se podrán conservar de este modo. Los datos personales relativos a las comunicaciones e informaciones recibidas y a las investigaciones internas se conservarán durante el período que sea necesario y proporcionado, que en ningún caso será superior a 10 años.

En aras a preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada, especialmente la identidad del informante en caso de que se hubiera identificado, URBAN 2020 SL adoptará las medidas técnicas y organizativas adecuadas.

El acceso a los datos contenidos en el sistema de información estará limitado a las personas que, atendiendo a sus competencias y funciones dentro de la entidad, resulten estrictamente necesarias o a terceros cuando así resulte necesario para la adopción de medidas correctoras o la tramitación de procedimientos tanto sancionadores como penales, bien una norma nacional prevé revelarlo, o bien se solicita en el marco de un proceso judicial. En estos casos se facilitará el acceso a dichos órganos, cuando proceda, para la denuncia, incluso anónima, de cualesquiera incidentes que puedan considerarse constitutivos de un delito exigiendo que en todo caso se impida el acceso por terceros a la misma.

La sociedad ha nombrado un delegado de protección de datos al que corresponde informar y asesorar al Responsable del tratamiento sobre el cumplimiento de las obligaciones en materia de protección de datos así como supervisar el cumplimiento de lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo.

 

15.- ALCANCE

Esta Política es de obligado cumplimiento para todos los consejeros, directivos, empleados y terceros que actúen en nombre o representación o por cuenta de URBAN 2020 SL, con independencia del título o vínculo contractual que legitime dicha actuación.

 

16.- CANAL ÉTICO

Las referencias al Canal Ético de URBAN 2020 SL contenidas en las diferentes políticas y documentos que conforman su modelo de prevención de delitos (Compliance), serán entendidas a partir de la entrada en vigor de la presente política como referidas al Canal en los términos aquí establecidos.

No obstante, esta dirección de correo (codigoetico@urban2020.net) seguirán siendo válida para la realización de consultas y para el envío de comunicaciones ordinarias entre departamentos a fin de dejar evidencia del funcionamiento del modelo de cumplimiento legal de URBAN 2020 SL.

17.- COMUNICACIÓN DE ESTA POLÍTICA

La presente política será objeto de comunicación a la totalidad de los profesionales de URBAN 2020 SL, así como de acciones periódicas de concienciación y recordatorio de su existencia.

El incumplimiento de lo dispuesto en esta política acarreará sanciones disciplinarias que, en su caso, pueden conllevar la terminación de la relación laboral o mercantil que el infractor mantenga con la Sociedad.

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La presente Política sobre el sistema interno de información y protección de los informantes ha sido aprobada por el Consejo de Administración de URBAN 2020 SL. en su sesión de 29 de febrero de 2024.